MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

Morning Talk

การสื่อสาร” นับว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งในการทำงานร่วมกับผู้อื่น เพราะหากขาดการสื่อสารที่ดีแล้ว งานย่อมเกิดการสะดุดและมีปัญหาไม่มากก็น้อย อย่างไรก็ตาม เรื่องของการสื่อสารกลับเป็นสิ่งที่หลายองค์กรประสบปัญหา ซึ่งจากที่ผมได้มีโอกาสศึกษาเรื่องการสื่อสาร พบว่าปัญหาของเกือบทุกองค์กรที่ผมได้มีโอกาสรับโจทย์จากลูกค้าก่อนไปสอน นั่นก็คือ

1. การไม่รับฟังซึ่งกันและกันในการทำงาน

2. การใช้คำพูดที่ไม่สุภาพ ทำให้คนอื่นเสียหาย เสียหน้า เสียใจ และเสียความรู้สึก

3. การไม่มีสัมมาคารวะต่อคนอื่นๆ การแสดงออกทางภาษากายที่ไม่ดี

4. ขาดระบบในการทำงานร่วมกันในองค์กร

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

การทำงานในแต่ละวัน เราจะมองข้ามเรื่องการสื่อสารไม่ได้เลยครับ เพราะแม้ปัญหาเพียงเล็กน้อย หากไม่ยอมเปิดใจคุยกัน ทำความเข้าใจร่วมกัน และรีบแก้ปัญหาให้จบ ปัญหานั้นอาจบานปลายและในที่สุดอาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขได้ทัน โดยเฉพาะองค์กรไหนที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงงานตลอดเวลา ผมเชื่อว่าการสื่อสารระหว่างกันช่วยได้ครับ ทั้งนี้ ในเรื่องของการสื่อสาร ผมไม่อยากให้คุณผู้อ่านคิดถึงการใช้ “คำพูด” เพียงอย่างเดียวนะครับ เพราะการสื่อสารมีเรื่องของภาษากายและน้ำเสียงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนั้นเวลาที่เราจะสื่อสารกับใคร ควรใช้ทั้งคำพูด น้ำเสียง และภาษากายที่เหมาะสมไปพร้อมๆ กัน ย่อมดีกว่าใช้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งครับ

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

บทความในตอนนี้ ผมอยากให้คุณผู้อ่านได้ทำความเข้าใจในเรื่องการสื่อสารกับลูกน้อง โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้างานที่ต้องเข้าใจภาพรวมของการทำงานในแต่ละวันเพื่อดูแลให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรที่ตั้งเอาไว้ ซึ่งเครื่องมือที่ดีอย่างหนึ่งที่ใช้เวลาไม่มาก และสามารถทำให้เกิดการรับรู้เป้าหมายในการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน ช่วยให้เรามีโอกาสไปถึงเป้าหมายได้ง่ายขึ้น นั่นก็คือ “การประชุม Morning Talk” หรือการประชุมก่อนเริ่มงานในทุกๆ เช้าครับ เพื่อให้หัวหน้างานได้แสดงบทบาทผู้นำที่มีภาวะผู้นำ โดยการกระตุ้น สร้างกำลังใจ สร้างแรงบันดาลใจให้ลูกน้องมีความเชื่อมั่นในการทำงาน มีความมุ่งมั่นในการทำงาน มีเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน รวมถึงช่วยกันแก้ไขปัญหา ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น โดยประเด็นที่ใช้ในการประชุมทุกเช้านั้นมีไม่กี่เรื่อง แต่ถือว่าเป็นหัวใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่

ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานและแนวทางแก้ไข

ข้อที่ 2 เป้าหมายในการทำงานของวันนี้

ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำและตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานจากเมื่อวาน

ในการทำงานแต่ละวัน ต่อให้วางแผนไว้ดีแค่ไหนก็ย่อมมีโอกาสพบเจอปัญหาได้เสมอ (ยกเว้นคนที่ไม่ได้ทำอะไรเลยที่อาจไม่เจอปัญหา) ดังนั้นการประชุม Morning Talk ก็เพื่อให้ทีมงานได้ร่วมกันค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาและป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำอีก ซึ่งการประชุมที่ดี หัวหน้าต้องกล้าเปิดใจรับฟังเสียงของลูกน้องเพื่อสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยต้องคิดเสมอว่า คนที่อยู่หน้างานย่อมรู้ปัญหาดีที่สุด การให้ลูกน้องเสนอแนะไอเดียในการแก้ไขปัญหาย่อมทำให้ลูกน้องเกิดการตระหนักและมีความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา รวมทั้งระมัดระวังไม่ให้เกิดปัญหาในแต่ละวัน ซึ่งขั้นตอนการเสนอแนะไอเดียแก้ไขปัญหา หัวหน้าต้องฟังอย่างไม่ตัดสิน แต่ขอบคุณที่ลูกน้องเสนอแนะไอเดียและจดแนวทางแก้ไขปัญหานั้นไว้เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

 ข้อที่2 เป้าหมายในการทำงานแต่ละวัน

หลังจากที่เราได้พูดคุยในประเด็นแรกของปัญหาและแนวทางแก้ไขกันแล้วนั้น ก่อนเริ่มต้นทำงานทุกๆ วัน หัวหน้าควรชี้แจงทำความเข้าใจในเป้าหมายของการทำงาน เพื่อให้ลูกน้องมีความคิดในทิศทางเดียวกับหัวหน้า ซึ่งการพูดคุยในเรื่องเป้าหมายนั้นต้องชี้แจงให้ชัดเจนถึงปลายทางที่เราต้องการว่าเป็นอย่างไร การจะไปถึงเป้าหมายในแต่ละวันต้องทำอย่างไร ดังนั้น ทุกเช้าก่อนที่จะประชุม หัวหน้าควรมีการวางแผนการทำงานก่อนประชุมเพื่อจัดลำดับการทำงานว่า เช้าควรทำอะไร บ่ายควรทำอะไร หรือหากใครที่ต้องทำงานในเชิงของปริมาณและตัวเลข ก็ควรบอกลูกน้องให้ชัดเจนถึงยอดขายหรือยอดผลิตในแต่ละวัน เพื่อขอความร่วมมือทุกคนให้ช่วยกันผลักดันเป้าหมายในวันนั้นให้ลุล่วง และหากบรรลุเป้าหมายในแต่ละวันได้สำเร็จ ก่อนกลับบ้าน หัวหน้าก็ควรเรียกลูกน้องมาและกล่าวขอบคุณเพื่อสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานต่อไป

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำและตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

ข้อนี้ถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก เพราะหัวหน้าต้องปลูกฝังความคิดให้แก่ทีมงานในทุกๆ วัน โดยบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำงานในเชิงบวก เพื่อให้ทีมงานเกิดความรับรู้ร่วมกันว่า เมื่อทำงานสำเร็จแล้วจะเกิดผลดีอย่างไรบ้าง นอกจากนี้ก็ต้องบอกถึงผลเสียหากทำงานผิดพลาด จะเกิดผลเสียในด้านใด โดยเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องระมัดระวังในการทำงาน เช่น เรื่องความปลอดภัย (หากงานที่ทำมีความเสี่ยง) นอกจากนี้ถ้ามีข่าวสารหรือนโยบายของบริษัทฯ ที่มีการเปลี่ยนแปลงก็ควรนำมาแจ้งให้ลูกน้องทราบด้วย เพื่อให้ทุกคนตระหนักในการร่วมแรงร่วมใจพัฒนางานให้ดีขึ้นต่อ

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

สรุป

การประชุม Morning Talk ในแต่ละวันนั้น ไม่ควรใช้เวลาสั้นเกินไปจนขาดสาระ หรือยาวนานจนเกินไปจนเบียดบังเวลาในการทำงาน ซึ่งตามมาตรฐานควรใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที (จากประสบการณ์ที่ไปบรรยาย เคยพบบางหน่วยงานจัดให้มีการประชุม Morning Talk ทุกวัน นับว่าเป็นเรื่องดี ติดตรงที่เขาใช้เวลาวันละมากกว่า 1 ชั่วโมง ซึ่งผมมองว่าเสียเวลาเกินไปครับ สู้เอาเวลานั้นไปลงมือปรับปรุงหรือพัฒนางานจะดีกว่า) โดยทุกครั้งสิ่งที่หัวหน้างานควรทำในการประชุม นั่นคือ การจัดทำรายงานสรุปผลการประชุมในแต่ละวัน ทุกครั้งในการประชุมต้องมีเอกสารประกอบการประชุมเพื่อให้สามารถสรุปผลการประชุมได้ในแต่ละวัน ซึ่งผมเองจะใช้แบบฟอร์ม Morning Talk ในการคุมการประชุมทุกครั้งเพื่อให้ทราบถึงปัญหาของงานพร้อมแนวทางแก้ไข เป้าหมายงานของวันนี้ การสอนงานเพื่อการตระหนักตอกย้ำ การมอบหมายงานให้ลูกน้องทำงาน การเช็คขาด ลา มาสาย สรุปจำนวนกำลังคนที่ทำงานในวันนั้นๆ

MORNING TALK สำคัญแค่ไหน?

Cr:FB Sanya Kasirakorn

Scroll to Top